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Conjunto de Aviso de Prácticas de Privacidad

Aviso Conjunto de las Prácticas de Confidencialidad de Palmetto Health

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y LA MANERA COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

Palmetto Health participa como un acuerdo organizado de atención médica (OHCA), que constituye una institución de salud clínicamente integrada en la que las personas típicamente reciben atención médica de más de un proveedor de salud, algunos de los cuales no pueden ser empleados por Palmetto Health. El Aviso Conjunto de las Prácticas de Confidencialidad aplica al personal médico de planta, los profesionales y los practicantes de Palmetto Health que prestan sus servicios a cualquier hospital de Palmetto Health, y ellos podrán utilizar y compartir su información médica para fines de tratamiento, para obtener el pago de servicios médicos, para procesos administrativos, para evaluar la calidad de la atención que usted recibe y para cualesquiera propósitos descritos en este aviso. 

 
Cómo entender su historia clínica e información médica

En Palmetto Health creamos un registro siempre que usted recibe nuestros servicios o los de otro proveedor de salud asociado con nosotros. Por lo general, este registro contiene sus síntomas, los resultados del examen médico y las pruebas realizadas, los diagnósticos, el tratamiento y un plan de cuidados médicos o tratamiento futuros. Esta información, a menudo denominada su expediente médico o historia clínica, sirve de base para planificar su asistencia y tratamiento. Se divulga entre los numerosos profesionales médicos que participan en su atención médica y le permite verificar a usted o a otro pagador que los servicios facturados sean aquellos realmente suministrados. Su historia clínica es un documento legal que describe la atención médica que recibió. Constituye un recurso del cual nos valemos para informar a los profesionales médicos, así como para evaluar y esforzarnos permanentemente por mejorar la atención que brindamos y los resultados que obtenemos. Su historia clínica constituye una fuente de datos para investigación médica, iniciativas de salud pública y planeación de instalaciones.

Este Aviso Conjunto de las Prácticas de Confidencialidad tiene por objeto ayudarle a entender el contenido de su historia clínica, así como quién, qué, dónde y por qué otras personas pueden acceder a su información médica. Este documento le ayudará a tomar decisiones más informadas al autorizar la divulgación de su información médica.

Sus derechos en cuanto a la información médica

Aunque su historia clínica físicamente le pertenece al profesional o a la institución de salud que la recopiló, la información que contiene es suya y usted posee los derechos que le otorga la disposición federal (Título 42 del Código de Reglas Federales, Parte 164) conocida como la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos de 1996 (HIPAA). Estos derechos incluyen:

• El derecho a solicitar la restricción sobre ciertos usos y divulgaciones de su información. En Palmetto Health no estamos obligados a aceptar una restricción solicitada, a no ser en relación a pagos. Las solicitudes de restricciones se deberán enviar al departamento de Administración de la Información Médica del hospital o a la división específica que administra su información de salud.  
• El derecho a obtener por solicitud una copia en papel de nuestro Aviso Conjunto de las Prácticas de Confidencialidad, la cual se puede obtener en las áreas de registro de Palmetto Health.
• El derecho a inspeccionar y obtener una copia de su historia clínica en cualquier formato solicitado que esté apoyado por la organización. Palmetto Health cobra por la copia de las historias clínicas de acuerdo con las leyes de Carolina del Sur. Las copias se pueden obtener contactando al departamento de Administración de la Información Médica del hospital o a la división específica que administra su información de salud.
• El derecho a enmendar o corregir su historia clínica. Sin embargo, en Palmetto Health no estamos obligados a aceptar la enmienda solicitada bajo ciertas circunstancias. Las solicitudes de enmiendas se deberán enviar al departamento de Administración de la Información Médica del hospital o a la división específica que administra su información de salud.   
• El derecho a obtener un informe sobre ciertos datos divulgados de su información médica, el cual se puede solicitar en el departamento de Administración de la Información Médica del hospital. Le daremos un informe gratuito cada año. El costo de las solicitudes de informes adicionales será de $25 por solicitud.
• El derecho a obtener un registro de accesos en el que se detallan hasta tres (3) años de transacciones electrónicas relativas a su historia clínica a partir del 1º de enero de 2014. El registro de accesos se puede obtener en el departamento de Administración de la Información Médica del hospital. Le daremos un informe gratuito cada año. Las solicitudes adicionales de informes tendrán un costo de $25 por solicitud.
• El derecho a solicitar la divulgación de su información médica por otros medios o en otros lugares. Las solicitudes de divulgaciones por otros medios se deberán hacer ante la Administración de la Información Médica o la división específica que administra su información de salud. En Palmetto Health únicamente aprobaremos que se envíe la información utilizando medios seguros.

Nuestras responsabilidades

En Palmetto Health estamos obligados a:

• mantener la confidencialidad de su información médica
• entregarle el Aviso de las Prácticas de Confidencialidad en el que describimos nuestras obligaciones y prácticas legales con respecto a la información que recopilamos y mantenemos relativa a los pacientes
• respetar los términos del Aviso de las Prácticas de Confidencialidad
• avisarle en caso de que no podamos aceptar una restricción solicitada
• acoger las solicitudes razonables que usted pueda tener para divulgar la información médica por otros medios o en otros lugares
• informarle que debe aceptar la opción de inclusión para permitir las notificaciones electrónicas, como las enviadas por correo electrónico

En Palmetto Health nos reservamos el derecho de cambiar en cualquier momento nuestras prácticas, políticas y procedimientos de información médica y a conseguir que las nuevas disposiciones rijan para toda la información médica que conservamos. Le informaremos sobre dichos cambios en su próxima visita cuando reciba nuestro Aviso de las Prácticas de Confidencialidad. La versión más reciente de dicho documento se publicará en cada uno de los hospitales.

Podremos utilizar y divulgar su información médica para fines de tratamiento, pagos y transacciones médicas

Tratamiento
Por ejemplo: La información obtenida por enfermeros, médicos u otros miembros de su equipo médico se registrará en su historia clínica y se utilizará para determinar el curso de su tratamiento. Su médico documentará en su historia clínica las expectativas que tiene con respecto a los miembros de su equipo médico, quienes posteriormente registrarán las acciones tomadas y sus observaciones. De ese modo, el médico sabrá cómo reaccionó usted al tratamiento. También le entregaremos a su médico o a un proveedor de salud subsiguiente las copias de diversos informes que le deberían ayudar en su tratamiento una vez sea dado de alta de este hospital.

Pagos
Por ejemplo: Es posible que le enviemos una factura a usted o a otro pagador. La información que contiene la factura o que la acompaña podrá incluir datos conducentes a su identificación, así como su diagnóstico, los procedimientos y los equipos médicos utilizados. Dicha información se utilizará para fines de facturación, administración de reclamos y actividades de cobranza para obtener el pago de los servicios que se le prestaron. Usted puede solicitar que Palmetto Health no divulgue la información médica a su aseguradora si efectúa el pago total y no a través de otra fuente de pago, tal como un seguro.

Transacciones médicas
Por ejemplo: Los miembros del personal médico de planta, así como los grupos de manejo de riesgo y mejora de la calidad pueden utilizar su información de salud para evaluar la atención médica y los resultados en su caso y otros similares. Esta información entonces se utilizará en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y efectividad de la atención médica y los servicios que prestamos.

Otros usos y divulgaciones permitidos o requeridos de su información médica

Citas: El personal de Palmetto Health le puede hacer una llamada telefónica o enviar información para recordarle una próxima cita o para reprogramar una cita. Cuando corresponda, le dejaremos un mensaje en su máquina contestadora, cuyo contenido se mantendrá tan genérico como sea posible para proteger su privacidad.

Socios comerciales: Algunos de los servicios ofrecidos por nuestra entidad se suministran a través de contratos con socios comerciales, como por ejemplo: servicios de recepcionistas, agencias de cobranzas, empresas de depósito de expedientes médicos y un servicio de copiado que utilizamos al sacar copias de las historias clínicas. Al momento de contratar estos servicios, podremos divulgar su información médica a nuestro socio comercial para que pueda cumplir con sus funciones y le cobraremos a usted o a su pagador por los servicios prestados. No obstante, a fin de proteger su información médica, le exigimos a dicho socio comercial que la custodie adecuadamente.

Comunicación con la familia: Los profesionales de la salud, haciendo uso de su mejor criterio, le pueden divulgar a un miembro de su familia, a otro pariente, amigo personal cercano o a cualquier otra persona relacionada con usted, información médica correspondiente a la participación de dicha persona en su atención médica o a un pago relativo a la misma. Por lo general, le daremos la oportunidad de rechazar dichas divulgaciones; sin embargo, en ciertas circunstancias, podremos utilizar y divulgar su información médica para estos fines sin darle la oportunidad de oponerse.

Médico forense: Podremos divulgar su información médica a los médicos forenses, de conformidad con las leyes aplicables, para que puedan desempeñar sus funciones.

Institución penitenciaria: Si usted está recluido en una institución penitenciaria, podremos divulgar a dicha institución o a sus agentes la información médica necesaria para su salud y para la salud y seguridad de las demás personas.

Difuntos: La información médica de los difuntos se mantiene bajo confidencialidad durante 50 años después del fallecimiento. Palmetto Health seguirá en contacto con los familiares y amigos de los difuntos tras su deceso para divulgar la información médica a quienes atendieron a dicho difunto o para fines de pagos.

Directorio: A no ser que nos informe en cuanto a su objeción, utilizaremos su nombre, ubicación en el hospital y estado de salud general en nuestro directorio. Estos datos se le podrán suministrar a quienes pregunten por usted utilizando su nombre, incluso a los medios de comunicación. Si nos informa cuál es su afiliación religiosa, le podremos dar esa información al cuerpo ministerial.

Administración de Alimentos y Medicamentos (FDA): Podremos divulgar a la FDA la información médica relativa a los eventos adversos con respecto a alimentos, suplementos, productos y defectos en los productos, o la información de supervisión posterior al mercadeo que haga posible el retiro, reparación o reemplazo de los productos.

Recaudación de fondos: Podremos utilizar su información para contactarlo con el fin de recaudar fondos para beneficio de Palmetto Health, el cual está obligado a ofrecer la opción de exclusión o no participación en dicha recaudación de fondos. Palmetto Health no podrá enviar avisos de recaudación de fondos después de que una persona opte por ser excluida, pero puede proporcionar un método para reversar dicha exclusión.

Funerarias: Podremos divulgar su información médica a las funerarias, de acuerdo con las leyes vigentes, a fin de que éstas puedan cumplir con sus funciones.

Información genética: Palmetto Health puede suministrar información genética a su plan de seguro médico, sin embargo, los planes de seguros médicos no pueden utilizar la información genética para fines de la emisión del seguro. Entre los ejemplos de información genética se incluyen las pruebas genéticas de la persona; la manifestación de una enfermedad o trastorno médico en los familiares de dicha persona; o cualquier solicitud o recepción de servicios genéticos, o la participación en investigaciones clínicas que incluyen servicios genéticos, por parte de la persona o cualquiera de sus familiares.

Funciones gubernamentales: Podremos divulgar su información médica con el fin de proteger a funcionarios públicos, salvaguardar la seguridad nacional y para actividades de inteligencia y otras funciones gubernamentales especializadas, según sea necesario.

Registros de inmunización: Palmetto Health obtendrá su permiso para divulgar los datos de su cartilla de vacunación estudiantil a las escuelas, pero no se exige una autorización formal.

Mercadeo: Podremos utilizar su información para contactarlo a fin de ofrecerle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios de salud que le podrían interesar. Su proveedor de salud o representante lo puede contactar de vez en cuando para solicitar su permiso de participación en programas educativos y promocionales. Si Palmetto Health recibe compensación por actividades relacionadas con mercadeo, debe obtener su autorización.

Personal militar y veteranos: Si es miembro de las fuerzas armadas, podremos divulgar su información médica conforme lo exigen las autoridades de mando militares. Asimismo, podremos divulgar la información médica del personal militar extranjero a las correspondientes autoridades militares en el exterior.

Notificación: Podremos utilizar o divulgar la información destinada a notificar o ayudar a notificar a un miembro de su familia, su representante personal o cualquier otra persona encargada de su cuidado, e informarle dónde se encuentra usted y su estado de salud general.

Entidades para la obtención de órganos: De acuerdo con las leyes vigentes, podremos divulgar la información médica a los bancos de órganos u otras entidades encargadas de la obtención, conservación o transplante de órganos para la donación y el transplante de tejidos. Esto con el fin de facilitar la solicitud de un paciente o su familia en cuanto a ser un donante de órganos o tejidos.

Control posterior al tratamiento: Palmetto Health lo contactará para averiguar sobre su estado de salud o para asegurarse de haber resuelto todas sus preguntas. Si participa en grupos de apoyo posterior al tratamiento, le podremos ofrecer recursos a su conveniencia que informan a otras personas sobre su diagnóstico y tratamiento. 

Salud pública: Según lo exigen las leyes federales, estatales y locales, podremos divulgar su información médica a las autoridades de salud pública o legales encargadas de prevenir, reportar o controlar enfermedades, lesiones, discapacidades o para otras actividades de supervisión de la salud.

Requisitos legales o policiales: En Palmetto Health podremos utilizar y divulgar su información según lo exige la ley. Asimismo, podremos utilizar y divulgar su información para fines policiales, por requisito legal o en respuesta a una orden judicial. Por ejemplo, podremos divulgar la información para los siguientes fines:
• para procesos judiciales y administrativos de conformidad con las autoridades legales,
• para reportar la información relativa a las víctimas de abuso, abandono y violencia doméstica,
• para colaborar con los agentes del orden público en sus funciones policiales y
• para fines de investigación gubernamental.

Investigación: Podremos divulgar información a equipos investigadores cuando sus investigaciones obtuvieron la aprobación de una Junta Institucional de Revisión y Privacidad que revisó la propuesta investigativa y estableció los protocolos que garantizan la confidencialidad de su información médica.

Riesgo inminente a la salud o seguridad: Para evitar un riesgo inminente a la salud o seguridad, podremos utilizar y divulgar su información médica cuando sea necesario. No obstante, cualquier divulgación se haría exclusivamente a quienes estén en capacidad de ayudar a evitar dicha amenaza.

Contactos telefónicos: Lo podremos contactar telefónicamente para informarle sobre los resultados de exámenes médicos, devolverle una llamada, resolver preguntas u obtener información adicional.

Indemnización laboral: Podremos divulgar la información médica en la medida que lo permitan las leyes relacionadas con indemnización laboral u otros programas similares legalmente establecidos y hasta donde sea necesario para cumplir con dichas leyes.

Los demás usos y divulgaciones de su información médica se harán únicamente bajo su autorización por escrito. Puede revocar su autorización para utilizar y divulgar su información médica en cualquier momento salvo en la medida que ya se hubiera implementado alguna acción.

Aviso de infracción: En Palmetto Health estamos obligados a proteger la confidencialidad de su información médica. En el caso lamentable de que se infrinja su información, Palmetto Health le dará aviso sin demora injustificada.

Para más información o para reportar un problema

Si tiene preguntas o inquietudes acerca de las políticas o prácticas de Palmetto Health en cuanto a la información médica, puede ponerse en contacto con la Línea de Confidencialidad de Palmetto Health al 1-800-883-0844. Si piensa que se infringieron sus derechos de confidencialidad, tiene derecho de presentar una reclamación ante Palmetto Health llamando al número indicado o ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos a través de la oficina de derechos civiles. No habrá retaliación alguna por parte de Palmetto Health si se presenta una reclamación.

Fecha de vigencia: 14 de abril de 2003
Revisado: 6 de octubre de 2009
Última revisión: 29 de agosto de 2013

AUTORIZACIÓN PARA EL USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN DE SALUD PROTEGIDA 

Formulario de solicitud de historia clínica para Informe de Acceso Electrónico

Autorización Para El Uso Y Divulgación de Información de Salud Protegida

Parkridge Solicitud de Listado de Divulgaciones

Solicitud Para Corrección/Enmienda de Información de Salud Protegida

Baptist Solicitud de Listado de Divulgaciones

Richland Solicitud de Listado de Divulgaciones

Solicitud Para Restricciónes de Información de Salud Protegida

Revocatción de Autorización Para Usar Y Divulgar Información de Salud Protegida (PHI, por sus siglas en inglés)